Yeni Nesil ÖKC, e-Arşiv Fatura ve POS Entegrasyonu Rehberi

Bir mağaza kasasında aynı anda üç ayrı dünya buluşur: satış yazılımı, yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC) ve bankanın POS'u. Bunlara bir de e-Arşiv fatura eklenir. Müşteri "faturalı olsun" dediğinde, satış belirli bir tutarı aştığında ya da ödeme kartla alındığında hangi belgenin, hangi cihazdan, hangi bilgilerle düzenleneceği mevzuatla belirlenmiştir. Bu yazıda perakendecinin bilmesi gereken kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) tebliğ ve rehberleri üzerinden derliyoruz.

Bu alan sık değişir. 2025 ve 2026'da hem e-Arşiv hem de YN ÖKC tarafında yeni düzenlemeler yayımlandı. Aşağıdaki bilgileri uygulamadan önce güncel metni ynokc.gib.gov.tr ve ebelge.gib.gov.tr üzerinden kontrol edin.

Temel çerçeve: ÖKC fişi mi, fatura mı?

GİB'in Aralık 2025 tarihli YN ÖKC Kullanım Rehberi, 3100 sayılı Kanun uyarınca birinci ve ikinci sınıf tüccarların fatura verme zorunluluğu bulunmayan perakende mal ve hizmet satışlarında ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorunda olduğunu belirtir. Rehbere göre ÖKC fişleri Vergi Usul Kanunu'na göre perakende satış vesikası sayılır ve fatura yerine geçer.

Fatura düzenleme sınırı her yıl güncellenir. TÜRMOB'un 2026 sirkülerine göre 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile bu sınır 2026 için 12.000 TL olmuştur. Satış bedeli bu tutarı aştığında ya da müşteri istediğinde fatura düzenlenmesi zorunludur.

Kasada karar şöyle özetlenebilir:

e-Arşiv fatura: 2026 ile değişen tablo

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği iki ayrı kuralla e-Arşiv'i perakendenin merkezine taşır:

1. e-Fatura mükellefleri: e-Fatura uygulamasına zorunlu ya da isteğe bağlı olarak dahil olanlar, e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek ve faturalarını e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır (Tebliğ, IV.2.4.1).
2. e-Arşiv'e dahil olmayanlar: Tebliğin güncel metnine göre bu mükelleflerin düzenlediği faturalar 1/1/2025–31/12/2025 arasında vergiler dahil 3.000 TL'yi aşarsa, 1/1/2026'dan itibaren ise tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmelidir. Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabına göre defter tutanlar için bu tarihler sırasıyla 31/12/2026 ve 1/1/2027 olarak uzatılmıştır (IV.2.4.3, 31/12/2025 tarihli değişiklik). Bu faturaların e-Arşiv yerine kâğıt olarak düzenlenmesi hâlinde Tebliğ, VUK 353. madde cezasının her bir kâğıt fatura için ayrı uygulanacağını belirtir.

Sonuç olarak 2026'da bilanço esasına göre defter tutan bir perakendecinin kâğıt fatura kullanma alanı, Tebliğin V.7 bölümünde sayılan sistem arızası gibi istisnalarla sınırlıdır.

e-Arşiv faturada nihai tüketici bilgisi

GİB rehberi, e-Fatura ve e-Arşiv'e dahil olan perakendecinin fatura sınırını aşan ya da talep edilen satışlarda düzenlediği e-Arşiv faturada nihai tüketicinin adı ve soyadı gibi bilgilerine yer verilmesi gerektiğini belirtir. TÜRMOB sirküleri de vergi mükellefi olmayan müşterinin T.C. kimlik numarasını paylaşmak istemediği hâllerde alıcı numarası alanına "11111111111" girilebileceğini aktarır. Kasa yazılımının bu alanı doldurmayı desteklemesi gerekir.

Yeni nesil ÖKC: iki tip cihaz

483 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin güncel hâli (m. 9) ve GİB rehberi iki tür YN ÖKC tanımlar:

• EFT-POS özellikli YN ÖKC: Bünyesinde banka POS'unu barındıran bütünleşik yazarkasa.
• Basit / bilgisayar bağlantılı YN ÖKC: Bünyesinde banka POS'u bulunmayan, harici POS bağlanabilen cihaz. Çok kasalı mağazalarda satış yazılımıyla birlikte genellikle bu tip kullanılır.

Rehbere göre YN ÖKC'ler internet üzerinden GİB'e güvenli veri aktarabilen bilgisayar tabanlı cihazlardır. Cihazın bağlı olduğu ÖKC TSM merkeziyle sürekli çevrim içi olmasının sorumluluğu mükellefe aittir.

POS entegrasyonu: kurallar ne diyor?

Harici banka POS'u YN ÖKC'ye bağlı olmalı

GİB rehberi, 435 Sıra No.lu Tebliğ kapsamında basit/bilgisayar bağlantılı YN ÖKC kullananların harici banka POS'larını yetkili ÖKC firmaları aracılığıyla YN ÖKC'ye bağlatmak zorunda olduğunu ve YN ÖKC'den bağımsız banka POS'u kullanmanın mümkün olmadığını açıklar. YN ÖKC kullanma zorunluluğu olan mükellefe seyyar EFT-POS (SoftPOS dahil) verilmez. Tahsilat, EFT-POS özellikli YN ÖKC'den ya da YN ÖKC'ye bağlı masaüstü/kablolu POS'tan yapılmalıdır.

Entegrasyonun akışı

483 Sıra No.lu Tebliğ'in 8. maddesi bağlantılı yapıyı şöyle tarif eder: Satış işlemi ÖKC'den başlatılır, tahsil edilecek tutar ÖKC'den POS'a otomatik gönderilir, satış ÖKC'den sonlandırılır ve müşteri slip bilgisi fiş içeriğinde yer alacak şekilde bütünleşik fiş üretilir. Aynı madde, mağazada kullanılan satış uygulama yazılımlarının ve donanımların (sipariş almada kullanılan mobil el terminalleri dahil) YN ÖKC'lerle GİB'in "ÖKC-Harici Donanım ve Yazılım Haberleşme Protokolü GMP-3" dokümanına göre bağlanmasını zorunlu tutar. Tebliğ, bu bağlantılar yapılmadan kullanım tespit edilirse her tespit için VUK mükerrer 355. madde uyarınca özel usulsüzlük cezası öngörür.

Yazılım ekibi için anlamı açıktır: POS yazılımınız tutarı doğrudan bankanın cihazına göndermemeli, satışı GMP-3 üzerinden YN ÖKC'de açıp kapatmalıdır.

Kartla ödeme kabulü zorunluluğu

GİB rehberi, 557 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1/7/2024 itibarıyla geçiş sürecinin tamamlandığını ve YN ÖKC'lerde banka kartlarına ilişkin aktif bir ödeme uygulaması kullanılmasının zorunlu hâle geldiğini belirtir. Mükellef en az bir banka, kuruluş ya da ödeme hizmet sağlayıcısıyla üye işyeri anlaşması yaptığı hâlde kartla ödeme imkânı sunmazsa her tespit için özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Kartla ödenen faturalı satış

Rehbere göre kartla ödenen ve ÖKC fişi yerine fatura düzenlenen satışlarda, mali değeri olan ÖKC fişi yerine satışın faturalı olduğunu belirten bir bilgi fişi ÖKC'den düzenlenir ve bu bilgi fişinde banka POS harcama bilgileri gösterilir. 483 Sıra No.lu Tebliğ de bilgi fişlerinde, müşteriye elektronik ortamda iletilen e-Arşiv faturaya nereden ve nasıl erişilebileceğine dair bilgiye yer verilmesini ister.

Yeni: YN ÖKC'den e-Belge

8 Mayıs 2026 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 593 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, 509 Sıra No.lu Tebliğ kapsamındaki e-Belgelerden GİB'in yayımlayacağı kılavuzlarda belirtilenlerin YN ÖKC'lerden düzenlenebileceğini hükme bağlar. e-Belge düzenlenmesine izin verilen YN ÖKC marka ve modelleri ile düzenlenebilecek belgeler ynokc.gib.gov.tr ve ebelge.gib.gov.tr'de ilan edilecektir. Mevcut bilgi fişi akışınızın bu yeni yapıya nasıl uyarlanacağını cihaz üreticiniz ve özel entegratörünüzle birlikte, yayımlanan kılavuzlara göre planlayın.

Gün sonu: Z raporu ve bildirim

483 Sıra No.lu Tebliğ'in 4. maddesine göre YN ÖKC'lerden alınan günlük kapanış (Z) raporlarına ait mali bilgiler ÖKC TSM merkezleri üzerinden GİB'e elektronik ortamda bildirilir. Bu yolla bildirim yapamayan mükellefler, e-Arşiv uygulaması ya da Dijital Vergi Dairesi üzerinden bildirim için GİB'e başvurabilir.

Gece yarısından sonra açık kalan mağazalar için rehber önemli bir ayrıntı verir: Z raporu faaliyetin bittiği saatte alınır ve gece 24'ten sonra alınan Z raporundaki hasılat bir önceki günün hasılatı sayılır. Muhasebe entegrasyonunda "iş günü" ile "takvim günü"nü ayırmanın nedeni budur.

Cihaz arızalanırsa rehbere göre YN ÖKC'lerin bakım onarım süresi azami 48 saattir. Arıza süresince satışlar fatura ve perakende satış fişi gibi diğer belgelerle ya da işletmedeki diğer YN ÖKC'lerle belgelendirilebilir.

Adım adım uyum kontrolü

1. Cihaz envanteri çıkarın. Her mağazada hangi tip YN ÖKC'nin, hangi POS ile ve hangi bağlantı yöntemiyle çalıştığını listeleyin. Bağımsız çalışan masaüstü POS kalmamalı.
2. Satış yazılımı bağlantısını doğrulayın. Satışın GMP-3 üzerinden YN ÖKC'de başlatılıp kapatıldığını, bütünleşik fişin üretildiğini test edin.
3. Belge karar kuralını yazılıma koyun. Fatura sınırı, müşteri talebi ve alıcının e-Fatura kayıt durumuna göre ÖKC fişi / e-Arşiv / e-Fatura kararı kasada otomatik verilmeli. Sınır yılbaşında parametre olarak güncellenmeli.
4. e-Arşiv alıcı bilgisini zorunlu kılın. Nihai tüketici bilgisi ve kimlik numarası alanı için kasa ekranında akış tanımlayın.
5. Kartlı faturalı satışta bilgi fişini kontrol edin. POS harcama bilgisinin ve e-Arşiv erişim bilgisinin bilgi fişinde yer aldığını doğrulayın.
6. Z raporu mutabakatını günlük yapın. Z raporu toplamı, POS gün sonu ve banka hesabına geçen tutar mağaza bazında karşılaştırılmalı.
7. 593 kılavuzlarını takip edin. YN ÖKC'den e-Belge düzenleme seçeneği cihazınız için açıldığında akışı yeniden değerlendirin.

Mağaza × gün bazında Z raporu, nakit sayımı ve POS mutabakatının bir yazılımda nasıl izlenebileceğini Kasa & Z Raporu demo ekranında görebilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• POS tutarını elle girmek. Satış YN ÖKC'den başlatılmadığında bütünleşik fiş oluşmaz ve entegrasyon kuralı ihlal edilir.
• Kartlı faturalı satışta ÖKC'den mali fiş de kesmek. Aynı satış iki kez hasılata yazılır. Doğru belge bilgi fişidir.
• Fatura sınırını yazılımda sabit bırakmak. Sınır her yıl değişir. Parametre olarak yönetilmelidir.
• Gece yarısı sonrası satışları yeni güne yazmak. Z raporunun alındığı saat esas alınmalıdır.
• Kâğıt faturayı yedek olarak rutin kullanmak. 2026'da kâğıt faturanın yeri, Tebliğde sayılan istisnai durumlarla sınırlıdır.

Kontrol listesi

• Tüm POS'lar YN ÖKC'ye bağlı, seyyar veya bağımsız POS yok
• Satış yazılımı ve el terminalleri GMP-3 ile YN ÖKC'ye bağlı
• Belge türü kararı kasada otomatik, fatura sınırı parametrik
• e-Arşiv'de nihai tüketici bilgisi alınıyor
• Kartlı faturalı satışta bilgi fişi doğru düzenleniyor
• Z raporları TSM üzerinden iletiliyor, günlük mutabakat yapılıyor
• 593 Sıra No.lu Tebliğ kılavuzları takip ediliyor

Kasa, POS ve e-Belge akışlarının mağaza zinciri ölçeğinde birlikte nasıl tasarlanabileceğine perakende mağaza ve POS yazılımı sayfamızdan göz atabilirsiniz.