Mağazalar Arası Stok Transferi, Min-Max ve Sipariş Noktası

Çok mağazalı bir perakendecide aynı ürün bir şubede rafta tozlanırken diğerinde günlerdir yoktur. Merkez depo yeni sipariş verir, oysa sorun toplam stokta değil, stokun yanlış yerde durmasındadır. Bu yazıda her mağaza için sipariş noktası (ROP), güvenlik stoku ve min-max seviyelerini nasıl hesaplayacağınızı, ardından mağazalar arası transfer kararını bu seviyelere nasıl bağlayacağınızı örnek bir hesapla anlatıyoruz.

Temel kavramlar

• Eldeki stok: Mağazada fiziksel olarak bulunan miktar.
• Stok pozisyonu (IP): Eldeki stok + yoldaki (sipariş edilmiş ya da transferde olan) stok − ayrılmış/taahhüt edilmiş stok. MIT'nin lojistik ders notları da yenileme kararlarında eldeki stoğu değil, bu şekilde tanımlanan stok pozisyonunu esas alır (Caplice, MIT OCW).
• Tedarik süresi (L): Sipariş verildiği andan malın mağaza rafına ulaştığı ana kadar geçen süre. Depodan mağazaya ikmalde birkaç gün, tedarikçiden doğrudan alımda haftalar olabilir.
• Sipariş noktası (s, ROP): Stok pozisyonu bu seviyeye inince sipariş tetiklenir.
• Maksimum seviye (S): Sipariş verildiğinde stok pozisyonunun tamamlanacağı hedef seviye.

Aynı ders notları iki yaygın politikayı şöyle tarif eder:

• (s, Q): Stok pozisyonu s'nin altına inince sabit Q miktarı sipariş edilir.
• (s, S), yani min-max sistemi: Stok pozisyonu s'nin altına inince stok pozisyonunu S'ye tamamlayacak miktar (S − IP) sipariş edilir.

Perakende ERP'lerindeki "min" alanı genellikle s'ye, "max" alanı S'ye karşılık gelir. İsimlendirme şirketten şirkete değiştiği için sisteminizdeki "min" alanının sipariş noktası mı, yoksa güvenlik stoku mu olduğunu netleştirin.

Formüller

Tedarik süresi boyunca talep ve belirsizlik

Günlük ortalama satış d̄ ve günlük satışın standart sapması σ_d ise, L günlük tedarik süresi için:

• Beklenen talep: d̄ × L
• Talebin standart sapması: σ_L = σ_d × √L

Standart sapmanın süreyle kare kök oranında büyümesi, günlerin satışları birbirinden bağımsızsa geçerlidir. MIT ders notları kısa ve uzun dönemler arasındaki dönüşümü aynı şekilde verir: Varyans dönem sayısıyla, standart sapma dönem sayısının karekökü ile ölçeklenir (Caplice, MIT OCW).

Güvenlik stoku ve sipariş noktası

Güvenlik stoku (SS) = k × σ_L

Sipariş noktası (s) = d̄ × L + k × σ_L

Buradaki k, hedeflediğiniz hizmet düzeyine karşılık gelen güvenlik katsayısıdır. Ders notlarında sipariş noktası, tedarik süresi boyunca tahmin edilen talep ile k × σ_L'nin toplamı olarak verilir. Hizmet düzeyi burada döngü hizmet düzeyi (cycle service level) olarak tanımlanır: Bir yenileme döngüsünde stoksuz kalmama olasılığı.

Talep normal dağılıma yakınsa k standart normal tablodan okunur. NIST/SEMATECH e-Handbook tablosu 0 ile z arasındaki alanı verir. Hizmet düzeyini bulmak için bu alana 0,5 eklenir:

Periyodik gözden geçirme

Mağazalar çoğu zaman sürekli değil, belirli günlerde ikmal alır. Örneğin depo her mağazaya haftada iki kez sevkiyat yapar. Bu durumda stok her R günde bir gözden geçirilir ve korunması gereken süre R + L olur. MIT ders notlarındaki (R, S) örneğinde hedef seviye şöyle hesaplanır (Caplice, MIT OCW):

S = d̄ × (R + L) + k × σ_d × √(R + L)

Örnek hesap: bir mağaza için min-max

Bir elektronik zincirinin Kadıköy mağazasında bir kulaklık modeli için son 8 haftanın verisi şöyle olsun (varsayımsal rakamlar):

• Günlük ortalama satış: d̄ = 4 adet
• Günlük satışın standart sapması: σ_d = 2 adet
• Depodan mağazaya tedarik süresi: L = 2 gün
• Hedef döngü hizmet düzeyi: %95, yani k = 1,645

1. Tedarik süresi talebi: 4 × 2 = 8 adet

2. Tedarik süresi standart sapması: 2 × √2 ≈ 2,83 adet

3. Güvenlik stoku: 1,645 × 2,83 ≈ 4,65, yuvarlanırsa 5 adet

4. Sipariş noktası (min): 8 + 5 = 13 adet

5. Maksimum seviye: Depo bu mağazaya haftada bir sevkiyat yapıyorsa (R = 7 gün), periyodik formülle:

• d̄ × (R + L) = 4 × 9 = 36
• k × σ_d × √(R + L) = 1,645 × 2 × 3 = 9,87, yani yaklaşık 10
• S = 36 + 10 = 46 adet

Gözden geçirme gününde stok pozisyonu 10 ise ihtiyaç 46 − 10 = 36 adet olur. Saf (R, S) politikasında her gözden geçirmede stok S'ye tamamlanır. MIT ders notlarında anlatılan hibrit (R, s, S) politikasında ise gözden geçirme gününde yalnızca stok pozisyonu s'ye (burada 13) eşit ya da altındaysa sipariş verilir; stok pozisyonu örneğin 20 olsaydı o gün sipariş verilmezdi. Küçük miktarlı, sık sevkiyatları azaltmak istiyorsanız ikincisi daha uygundur. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kuralın her mağaza ve ürün için aynı mantıkla çalışması önemlidir.

Rafta sergilenmesi gereken asgari miktar (planogram ya da teşhir adedi) hesaplanan güvenlik stokundan büyükse, min seviyesi teşhir adedi kadar yukarı çekilmelidir. Aksi hâlde formül size "yeterli" der ama raf boş görünür.

Mağazalar arası transfer: ne zaman, ne kadar?

Proaktif ve reaktif transfer

Akademik literatürde aynı kademedeki lokasyonlar arası stok hareketlerine "yanal transfer" (lateral transshipment) denir. Paterson, Kiesmüller, Teunter ve Glazebrook'un derlemesi iki türü ayırır: Önceden belirlenmiş zamanlarda stoğu yeniden dağıtan proaktif transferler ve eldeki stokla karşılanamayan talebe yanıt veren reaktif transferler. Derlemeye göre perakende sektöründe elleçleme maliyetleri çoğu zaman baskın olduğu için proaktif tip bu ortamda en kullanışlı olanıdır.

Pratikte bu, transferleri tek tek acil taleplerle değil, haftalık bir dengeleme turuyla planlamak anlamına gelir. Reaktif transfer ise müşteri kasada beklerken başka mağazadan ürün ayırtmak gibi istisnai durumlara bırakılır.

Transfer kuralı

Haftalık dengeleme turunda her ürün için şu adımları uygulayabilirsiniz:

1. İhtiyaç sahibi mağazaları bulun: IP ≤ s olan mağazalar. İhtiyaç = S − IP.
2. Fazlası olan mağazaları bulun: IP > S olan mağazalar. Verilebilir fazla = IP − S. Mağazayı kendi sipariş noktasının altına düşürecek transfer yapılmamalıdır.
3. Eşleştirin: İhtiyacı en büyük mağazadan başlayarak, en yakın ya da aynı sevkiyat rotasındaki fazlalı mağazadan transfer önerin.
4. Kalanı depodan tamamlayın: Transferle kapanmayan ihtiyaç merkez depo ikmaline, depoda da yoksa satın alma siparişine döner.
5. Transfer maliyetini kontrol edin: Taşıma ve elleçleme maliyeti, ürünün brüt marjına göre anlamsızsa küçük miktarlı transferleri birleştirin ya da iptal edin.

Örnek devamı. Aynı kulaklık için Bakırköy mağazasında S = 30 ve IP = 41 olsun. Verilebilir fazla 41 − 30 = 11 adettir. Kadıköy'ün ihtiyacı 36 adet olduğuna göre 11 adet Bakırköy'den transferle, kalan 25 adet depodan karşılanır.

Transferde stok pozisyonunu doğru tutmak

Transfer emri oluştuğu anda gönderen mağazanın stok pozisyonu düşmeli, alan mağazanınki yoldaki stok olarak artmalıdır. Mal fiziksel olarak çıkana kadar gönderen mağaza bu ürünü satmaya devam ederse çifte taahhüt oluşur. Bunun önüne geçmek için transfer emrindeki miktar gönderen mağazada "ayrılmış" olarak işaretlenmelidir.

Parametreleri ne sıklıkla güncellemeli?

d̄ ve σ_d sabit değildir. Kampanya dönemleri, sezon ve yeni ürün lansmanları talebi değiştirir. Genel yaklaşım şudur:

• Hızlı dönen ürünlerde parametreleri haftalık ya da iki haftalık yeniden hesaplayın.
• Kampanya satışlarını ortalamadan ayırın. Aksi hâlde kampanya sonrasında gereğinden yüksek min seviyeleri kalır.
• Stoksuz kalınan günlerin satışı sıfır olarak kaydedilir ama talep sıfır değildir. Bu günleri hesaptan çıkarın ya da işaretleyin, yoksa ortalama talebi olduğundan düşük hesaplarsınız.
• ABC sınıflamasıyla önemli ürünlere daha sık ve daha dikkatli bakın. MIT ders notları da A sınıfı ürünlerin en çok yönetim dikkatini gerektirdiğini, C sınıfı ürünlerde kontrolün olabildiğince basit tutulması gerektiğini vurgular.

Sık yapılan hatalar

• Eldeki stoğa göre karar vermek. Yoldaki ve ayrılmış stok hesaba katılmazsa aynı ihtiyaç için hem transfer hem depo siparişi oluşur.
• Tüm mağazalara aynı min-max'ı vermek. Satış hızı ve tedarik süresi mağazadan mağazaya değişir.
• Stoksuz günleri talep sıfır saymak. Hem ortalamayı hem de standart sapmayı bozar.
• Gönderen mağazayı boşaltmak. Fazla stok tanımı S'nin üzeridir. Mağazayı kendi sipariş noktasının altına düşüren transfer sorunu yer değiştirir.
• Hizmet düzeyini tek oranla belirlemek. Her ürüne %99 hedefi koymak, düşük marjlı ve yavaş dönen ürünlerde gereksiz stok bağlar.

Kontrol listesi

• Stok pozisyonu formülü (eldeki + yoldaki − ayrılmış) sistemde tanımlı
• Her mağaza × ürün için d̄, σ_d ve L ayrı hesaplanıyor
• Hizmet düzeyi ürün sınıfına göre belirleniyor, k tablodan alınıyor
• Min seviyesi teşhir adedinin altına düşmüyor
• Haftalık proaktif dengeleme turu planlı
• Transfer emri oluşunca gönderen mağazada stok ayrılıyor
• Kampanya ve stoksuz günler talep hesabından ayrıştırılıyor

Mağaza bazında stok, minimum seviyeler ve gün sonunda oluşan transfer önerilerinin bir yazılımda nasıl göründüğünü Stok & Transfer demo ekranında inceleyebilirsiniz. Çok mağazalı yapının kasa, stok ve satın alma tarafını birlikte ele alan yapıyı perakende mağaza ve POS yazılımı sayfamızda bulabilirsiniz.