MEDULA Provizyon ve SGK Fatura Süreci: Özel Sağlık Kuruluşları

Özel bir poliklinik ya da hastanede SGK alacağı kaybının büyük kısmı muayene odasında değil, kayıt bankosunda ve ay sonundaki fatura döneminde oluşur. Provizyon alınmadan başlayan işlem, yanlış takip tipine yazılan hizmet, döneminde faturalandırılmayan bir tetkik ya da eksik kimlik doğrulaması, aylar sonra kesinti olarak geri döner. Bu yazıda SGK ile sözleşmeli bir sağlık hizmeti sunucusunun hastayı kabul etmesinden SGK'ya fatura göndermesine kadar olan süreci, Sağlık Uygulama Tebliği (SUT) ve MEDULA kılavuzuna dayanarak adım adım anlatıyoruz.

SUT sık değişen bir tebliğdir. Bu yazı hazırlanırken erişilen güncel metin 2026 yılında yapılmış değişiklikleri de içeriyordu. Uygulamadan önce ilgili maddenin son halini kontrol edin.

Kavramlar: MEDULA, provizyon, takip numarası

MEDULA, SGK'nın sağlık hizmeti sunucularıyla bilgi alışverişi yaptığı sistemdir. SUT'un 5.1 maddesine göre bedellerin ödenebilmesi için Kurum mevzuatının istediği bilgilerin, belirlenen istisnalar dışında MEDULA'ya girilmesi zorunludur. Hastane bilgi yönetim sistemleri (HBYS) MEDULA'ya web servisleriyle bağlanır. Entegrasyon yazılımları SGK'nın yayımladığı MEDULA Web Servisleri Kullanım Kılavuzuna göre geliştirilir.

Provizyon, kişinin SGK sağlık yardımlarından yararlanma hakkı olup olmadığının sorgulanması ve bu sorgu sonunda hasta takip numarası alınmasıdır. SUT 1.7'ye göre sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları bu sorguyu T.C. Kimlik Numarası (yabancı ülkelerle sosyal güvenlik sözleşmesi kapsamındakiler için YUPASS numarası) ile yapar. Takip numarası verilirse sunulan hizmetler faturalandırılabilir.

Önemli bir ayrıntı: SUT 5.1'e göre MEDULA'dan alınan provizyonlar ön izin niteliğindedir ve mevzuatta açıkça belirtilmedikçe tek başına yeterli değildir. Sisteme elektronik olarak eklenmemiş kurallar varsa kontrolleri sağlık hizmeti sunucusu yapar. Yani "MEDULA kabul etti" demek, faturanın inceleme sonunda kesintisiz ödeneceği anlamına gelmez.

MEDULA'daki üç ana süreç

Kullanım kılavuzu (bu yazı için erişilen sürüm 18/09/2026 tarihli) sağlık tesislerinin işlettiği üç ana süreci tanımlar: hasta kabul, hizmet kayıt ve fatura kayıt. Bunlara rapor bilgisi kaydı ve yardımcı servisler eşlik eder. Son adım olan dönem sonlandırma ve evrak üst yazısı ise başhekim ya da tesis yöneticisinin kişisel kullanıcısıyla web uygulamasından yapılır. Kılavuza göre her tesisin iki ayrı kullanıcısı vardır: web servisleri için tesis şifresi, dönem sonlandırma için yönetici şifresi.

Kılavuz, faturası kaydedilmiş bir takibin silinemeyeceğini, önce fatura kaydının silinmesi gerektiğini de belirtir. Düzeltme sırası bu yüzden önemlidir: fatura → hizmet → kabul.

Adım adım süreç

1. Kimlik tespiti ve biyometrik doğrulama

SUT 1.6'ya göre sağlık hizmeti sunucuları müracaat aşamasında (acil hallerde acil durum sona erdikten sonra) nüfus cüzdanı, sürücü belgesi, evlenme cüzdanı, pasaport ya da Kurum sağlık kartından biriyle kimlik tespiti yapmak ve biyometrik yöntemlerle kimlik doğrulaması yapmakla yükümlüdür. Kişinin ilk biyometrik verisinin Kurum veri tabanına kaydı da sağlık hizmeti sunucusu tarafından yapılır. Kılavuza göre bu durumda HBYS, hasta kabulde "HastaKabul" yerine "HastaKabulKimlikDogrulama" metodunu çağırır.

Biyometrik veri, 6698 sayılı KVKK'nın 6. maddesi uyarınca sağlık verisiyle birlikte özel nitelikli kişisel veri sayılır. Erişim yetkileri ve erişim kayıtları buna göre tasarlanmalıdır.

2. Provizyon (hasta kabul)

Kimlik doğrulandıktan sonra hasta kabul servisiyle takip numarası alınır. Sorgu olumsuz dönerse SUT 1.7 iki ayrı yol tarif eder:

• Prim ödeme gün sayısı yetersizliği veya prim borcu nedeniyle provizyon verilmezse, başvurunun SUT'ta sayılan istisnai hallerden biriyle yapılıp yapılmadığına bakılır. Acil hal, iş kazası ve meslek hastalığı, trafik kazası, bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalık, koruyucu sağlık hizmeti, analık, afet/savaş/grev/lokavt, 18 yaş altı çocuklar, tıbben başkasının bakımına muhtaç kişiler ve madde bağımlılığı tedavisi bu hallerdendir. Bu durumda yalnız o müracaat nedeniyle ilgili hizmetler faturalandırılabilir.
• MEDULA'dan kaynaklanan arıza nedeniyle takip numarası alınamadıysa (SUT 1.7.2), arızanın Kurum yetkililerince imzalanan bir tutanakla belgelenmesi şartıyla, hak sahipliğini yazılı beyan eden veya belgeleyen kişilerin hizmetleri karşılanır.

Banko ekranının bu ayrımı göstermesi gerekir. "Provizyon alınamadı" uyarısı tek başına yetmez. Ret nedeni ve olası istisna seçenekleri de görünmelidir.

3. Hizmet kaydı

Muayene, tahlil, görüntüleme, işlem, kullanılan tıbbi malzeme ve ilaçlar takip numarasına SUT kodlarıyla kaydedilir. SUT 5.3.1.C'ye göre MEDULA'ya gönderilen hizmet detay belgesinde şunlar yer alır: hasta kimlik ve iletişim bilgileri, kapsam türü, branş, provizyon/takip numarası, işlem tarihi, hekim bilgileri ve tescil numarası, ICD-10 tanı kodu, işlemlerin tarih, SUT kodu, adet ve tutarı, tıbbi malzemelerin barkodu.

Yatarak tedavilerde ve cerrahi işlem yapılan tüm hizmetlerde epikriz bölümünün elektronik ortamda ayrıntılı düzenlenmesi zorunludur. Hizmet detay belgesi Kuruma ayrıca teslim edilmez ama istenirse başhekimlik onaylı dökümü verilir.

4. Fiyatlar, katılım payı ve ilave ücret

Hastadan ne alınacağı üç kaynaktan gelir:

• SUT fiyatları. SUT 6.1'e göre SUT ve eki listelerdeki birim puan/fiyatlar KDV hariç belirlenmiştir. KDV, ilgili mevzuat çerçevesinde ayrıca ödenir.
• Katılım payı. SUT 1.8 katılım payını genel sağlık sigortalısı veya bakmakla yükümlü olduğu kişilerin ödeyeceği tutar olarak tanımlar. Katılım payının uygulandığı hizmetler arasında ayakta tedavide hekim ve diş hekimi muayenesi, ayakta tedavide sağlanan ilaçlar, vücut dışı protez ve ortezler ve yardımcı üreme yöntemi tedavileri sayılır. Tutarlar ve muafiyetler ilgili alt maddelerde düzenlenir. Muayene katılım payı maddesi 2026'da da değiştirildiğinden güncel tutarı tebliğden kontrol edin.
• İlave ücret. 5510 sayılı Kanun'un 73. maddesi, kamu dışındaki sözleşmeli sağlık hizmeti sunucularının Kurumca belirlenen bedele ek olarak alabileceği ilave ücretin tavanını, bu bedellerin iki katına kadar belirleme yetkisini Cumhurbaşkanına verir. SUT 1.9'a göre sözleşmeli vakıf üniversiteleri ile ikinci ve üçüncü basamak özel sağlık hizmeti sunucuları, Kurumca belirlenen oranı geçmemek kaydıyla ilave ücret alabilir. Bazı listelerdeki işlemlere ayrıca faturalanan malzeme, ilaç ve kan bileşenleri için ise ilave ücret alınamaz. İlave ücretler Kurumdan talep edilemez.

Kasada hastadan alınan tutarla SGK'ya fatura edilen tutarın aynı hizmet kaydından türemesi, mutabakatı kolaylaştıran en önemli tasarım kararıdır.

5. Fatura ve dönem sonlandırma

SUT 5.2'ye göre sağlık hizmeti sunucuları MEDULA'dan provizyon alarak kaydettikleri hizmetler için (SUT'taki istisnalar dışında) tek fatura/e-fatura düzenler. MEDULA arızası tutanakla belgelenmiş olup sonradan müstehak olmadığı anlaşılanlar gibi bazı durumlar için ayrı manuel fatura düzenlenir. Trafik kazası, iş kazası, meslek hastalığı ve adli vakalar için ayrı fatura düzenlenmez. Bu vakalar icmal listelerinde ayrıca belirtilir ve örnekleme yapılmadan tamamı incelenir.

SUT 5.2.1'e göre MEDULA hastane sistemini kullanan sunucular, her ayın ilk ve son günü arasındaki hizmetler için tek fatura düzenler. Süre kuralı şöyledir:

• Herhangi bir nedenle döneminde faturalandırılamayan hizmet, işlemin bittiği tarihe göre faturalandırılması gereken dönemi takip eden en geç 1 ay içindeki dönem sonlandırmaya dâhil edilir. Bu süre 24/5/2025 tarihli değişiklikle bu şekilde belirlendi.
• Üçüncü basamak sunucular ile Sağlık Bakanlığına bağlı ikinci basamak sunucularda patoloji, genetik, tüberküloz tetkikleri ve diş protezleri için bu süre en geç 4 aydır.
• Trafik kazası nedeniyle verilen hizmetlerde dönem sonlandırma süresi dikkate alınmaz.

Örnekleme dışında tamamı incelenen diğer gruplar da 5.2.1'de sayılmıştır. Yabancı ülkelerle sosyal güvenlik sözleşmesi kapsamındaki (YUPASS) hastalar, tüp bebek, hiperbarik oksijen ve palyatif bakım tedavileri bunlar arasındadır. Bu gruplarda belge eksikliği doğrudan kesintiye dönüşür.

6. İnceleme belgeleri

SUT 5.3.1 icmal listesinin içeriğini (takip numarası, takip tarihi, T.C. Kimlik Numarası, hasta bazında ve toplam hizmet tutarı) ve elektronik ortama aktarılana kadar manuel gönderilecek belgeleri sayar. E-sevk dışında sevkle gelen hastaların tedavi sevk belgesi ile adli vaka ve iş kazalarında kolluktan alınan tutanak ve adli rapor gibi belgeler bunlardandır. Bu belgelerin hasta dosyasına taranıp takip numarasıyla eşleştirilmesi, dönem sonunda arşiv taramayı ortadan kaldırır.

Sık yapılan hatalar

• Provizyonu ödeme garantisi saymak. SUT provizyonu ön izin olarak tanımlar. Elektronik olarak kontrol edilmeyen kurallar sunucunun sorumluluğundadır.
• Hizmeti sonraki aya bırakmak. Döneminde faturalanmayan hizmet için genel kural artık en geç 1 ay. Eski alışkanlıkla bekletilen tetkikler süreyi kaçırabilir.
• Takibi yanlış sırayla iptal etmek. Faturası kaydedilmiş takip silinemez. Önce fatura kaydı silinmelidir.
• İstisna nedenini kayda geçirmemek. Prim borcu nedeniyle provizyon alınamayan ama acil hal veya 18 yaş altı istisnasıyla hizmet alan hastada neden kayda geçmezse fatura savunulamaz.
• İlave ücreti yanlış kaleme yazmak. Ayrıca faturalanabilen malzeme ve ilaçlar için ilave ücret alınamaz.

Kontrol listesi

• Bankoda kimlik tespiti ve biyometrik doğrulama yapılıyor, ilk kayıt eksiksiz
• Takip numarası alınmadan hizmet kaydı açılamıyor
• Provizyon ret nedeni ve SUT istisna seçenekleri ekranda görünüyor
• MEDULA arızaları tutanak numarasıyla kaydediliyor
• Hizmetler SUT kodu, ICD-10 tanı ve hekim tescil numarasıyla kaydediliyor
• Katılım payı ve ilave ücret, hizmet kaydından otomatik hesaplanıyor
• Ay içinde faturalanmamış takipler için 1 ay / 4 ay süre uyarısı var
• Trafik/iş kazası ve adli vakalar icmalde ayrı işaretleniyor, ek belgeler taranmış
• Dönem sonlandırma yalnız yönetici yetkisiyle yapılıyor
• Sağlık ve biyometrik verilere erişim rol bazlı ve erişim kaydı tutuluyor

Kapanış

SGK faturasında kesintiyi azaltan şey ay sonunda yapılan kontrol değil, verinin bankoda doğru başlamasıdır. Kayıt, provizyon, muayene, kurum faturası ve ödeme adımlarının tek bir hasta kaydı üzerinde nasıl ilerlediğini klinik demosundaki fatura ve SGK ekranında inceleyebilirsiniz. Kendi kurumunuzun branş ve sözleşme yapısına göre kurgulanan bir sistem için klinik yönetim yazılımı çözümümüze göz atabilirsiniz.